Veolia upraszcza współpracę z klientami biznesowymi i instytucjonalnymi, łącząc bezpieczną infrastrukturę ciepłowniczą, wsparcie lokalnych opiekunów z cyfrowymi narzędziami obsługi. Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta (eBOK) w jednym miejscu gromadzi najważniejsze informacje o fakturach, rozliczeniach i zgłoszeniach, dostępne online 24/7. W kontekście uruchomienia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) rola eBOK dodatkowo rośnie – to właśnie tam klienci zyskują wygodny dostęp do faktur i załączników, których szczegółowe przeglądanie bezpośrednio w KSeF nie zawsze jest możliwe.

Zmiana sposobu obiegu dokumentów oznacza, że faktury są pobierane przez KSeF, natomiast eBOK zapewni stały podgląd ich treści oraz historii rozliczeń. Dzięki temu działy finansowo-księgowe w samorządach, spółkach komunalnych czy innych instytucjach zachowują pełną kontrolę nad dokumentacją, bez konieczności szukania danych, rozproszonych w wielu systemach. To rozwiązanie pomaga w uporządkowaniu procesów, zapewnia przejrzystość rozliczeń oraz realną oszczędność czasu po stronie klienta.

Jesteśmy świadomi, że wprowadzenie KSeF było dla wielu naszych klientów dużą zmianą organizacyjną. Dlatego eBOK traktujemy jako praktyczne centrum zarządzania współpracą z Veolią. W jednym panelu użytkownik znajdzie faktury, załączniki, saldo zobowiązań, zgłoszenia i historię korespondencji, bez potrzeby kontaktu telefonicznego, by uzyskać kluczowe informacje. W praktyce eBOK domyka wszystko to, czego brakuje klientowi w samym KSeF. Klient widzi historię faktur, załączniki, korespondencję, zgłoszenia, a jeśli widzi coś wymagającego wyjaśnienia, może od razu zareagować.

eBOK pozwala także załatwić wiele spraw administracyjnych i technicznych, m.in. składanie reklamacji online, zgłaszanie spraw handlowych i technicznych, a także przesyłanie nowych wniosków oraz monitorowanie ich statusu. Klient może również zaktualizować dane, otrzymywać powiadomienia o ważnych zdarzeniach oraz – w ramach udostępnionych funkcji – rozpocząć lub zakończyć sezon grzewczy bez konieczności wizyty czy wymiany korespondencji papierowej.

Założenie konta w eBOK jest proste i odbywa się w kilku krokach. Po wejściu na stronę ebok.veolia.pl należy wybrać opcję rejestracji, następnie wypełnić formularz danymi z faktury i potwierdzić adres e-mail. Po aktywacji konta użytkownik loguje się do panelu, gdzie może m.in. włączyć e-fakturę, dzięki czemu dokumenty z załącznikami będą udostępniane wyłącznie w formie elektronicznej. Taki sposób działania ułatwia przejście do nowych rozwiązań wynikających z KSeF i ogranicza ryzyko opóźnień czy zagubienia dokumentów.

– Nasi klienci oczekują dziś obsługi, która jest jednocześnie profesjonalna, lokalna i cyfrowa. eBOK łączy te elementy: klient ma wsparcie swojego opiekuna w regionie, a jednocześnie większość spraw może załatwić online, w dogodnym dla siebie czasie. To realne odciążenie infolinii, krótszy czas reakcji i uporządkowana historia zgłoszeń – mówi Paweł Gniadek, dyrektor rozwoju i komunikacji, członek zarządu Veolii term. – Cyfrowe narzędzia są ważne, jednak równie istotne jest to, że za eBOK stoi zespół lokalnych specjalistów, którzy w razie potrzeby pomagają klientom skonfigurować konto czy aktywować e-fakturę. Nowoczesna technologia, stabilna infrastruktura i człowiek do kontaktu po drugiej stronie, w ten sposób w Veolii rozumiemy troskę o klienta – dodaje.

Veolia zachęca wszystkich klientów instytucjonalnych do założenia konta w eBOK. Ten prosty krok ułatwi adaptację do KSeF, zapewnia wygodny dostęp do szczegółów faktur i dokumentów oraz wzmacnia poczucie bezpieczeństwa i kontroli nad rozliczeniami po stronie odbiorców.